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应收帐款日常管理制度

发布: 2010-5-13 21:39 查看: 265次

为了进一步规范应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系,对应收帐款在销售的事前、事中、事后进行有效控制,特制定本管理规范。

  一、建立客户档案,进行有效的信用评估和跟踪记录:

  二、事前控制:(签约到发货)

  从初识客户到维护老客户,业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况,选择信用良好的客户进行交易。

  对客户的审查内容(5W)

  1who 人员素质,销售业绩,社会关系

  2where 地理位置,物流配送情况

  3when 从事本行业的时间,何时开始合作,有否合作经历

  4what 信用档案,有无不良纪录

  5why 关键点,为什么要合作,合作原因,合作动机,合作前景

  对客户的评定等级

  A 类客户,回款2个月内

  B 类客户,回款5个月内 (最好预付一部分货款)

  C 类客户,回款8个月内 (必须预付一部分货款)

  D 类客户,回款时间相当长,不可靠 (必须货款两清)

  签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对,合同的每一项内容,都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收帐款追收的根本依据。

  在销售合同中应明确的主要内容 :

  1、明确交易条件,如:品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等;

  2、明确双方的权利义务和违约责任;

  3、确定合同期限;

  4、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章(避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章);

  5、电话订货,最好有传真件作为凭证。

  合同的签订必须经过市场部经理审核确认才可以盖章。

  三、 事中控制:(发货到收款)

  1、发货查询,货款跟踪。每次发货前客服部必须与销售合同保持核对;公司在销售货物后,就应该启动监控程序,根据不同的信用等级实施不同的收账策略,在货款形成的早期进行适度催收,同时注意维持跟客户良好的合作关系。(由销售人员和客服中心进行全程跟踪)

  收帐策略如下:

  A 类客户,按常规合同

  B 类客户,最好预付一部分货款

  C 类客户,必须预付一部分货款

  D 类客户,必须货款两清

2、回款记录,帐龄分析。财务要形成定期的对帐制度,每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次帐目,形成定期的对帐制度,不能使脱节,以免造成帐目混乱互相推诿、责任不清;并且详细记录每笔货款的回收情况,经常进行帐龄分析。

  有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。

  1、产品结构为多品种、多规格;

  2、产品的回款期限不同,或同种产品回款期限不同;

  3、产品出现平调、退货、换货时;

  4、客户不能够按单对单(销售单据或发票)回款;

  以上情况会给应收帐款的管理带来困难,定期对帐避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大,而造成呆、死帐现象,同时对帐之后要形成具有法律效应的文书,而不是口头承诺。

  四、事后控制:(欠款到追收)

  1、欠款到追收。对拖欠帐款的追收,要采用多种方法清讨,催收帐款责任到位。原则上采取大区经理负责制,再由大区经理落实到具体的业务员身上。如果是单一的大区经销商或代理商,则由客服中心定期对其进行沟通、催付。

  对已发生的应收帐款,可按其帐龄和收取难易程度,逐一分类排序,找出拖欠原因,明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业,应采取订立还款计划,限期清欠,采取债务重整策略。应收帐款的最后期限,不能超过回款期限的1/3( 如期限是60天,最后收款期限不能超过80);如超过,即马上采取行动追讨。

  2、总量控制,分级管理。财务部门负责应收帐款的计划、控制和考核。销售人员是应收帐款的直接责任人,公司对销售人员考核的最终焦点是收现指标。货款回收期限前一周,电话通知或拜访负责人,预知其结款日期,并在结款日按时前往拜访。

  追款三步骤:

  ①、联系:电话 联系沟通 债务分析 分析拖款征兆

  销售人员或客服中心要适时与客户保持电话联系,随时了解客户的经营状况、

  财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。

  ②、信函: 期限 实地考察 保持压力 确定追付方式

  销售人员要对客户进行全程跟进,与客户接触率与成功回收率是成正比的,越早与客户接触,与客户开诚布公的沟通,被拖欠的机会就会越低。并且给予客户一个正确的观念,我们对所有欠款都是非常严肃的,是不能够容忍被拖欠的。

  ③、走访:资信调查 合适的催讨方式

  销售人员要定期探访客户,客户到期付款,应按时上门收款,或电话催收。即使是过期一天,也应马上追收,不 应有等待的心理。遇到客户风险时,采取风险预警和时时、层层上报制,在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下,由主管、经理等参与分析,及时对下属申报的问题给予指导和协助。

  3、对已拖欠款项的处理事项 :

  ①、文件:检查被拖欠款

  项的销售文件是否齐备;

  ②、收集资料:要求客户提供拖欠款项的事由,并收集资料以证明其正确性;

  ③、追讨文件:建立帐款催收预案。根据情况不同,建立三种不同程度的追讨文件―——预告、警告、律师函,视情况及时发出;

  ④、最后期限:要求客户了解最后的期限以及其后果,让客户明确最后期限的含义;

  ⑤、要求协助:使用法律手段维护自己的利益,进行仲裁或诉讼。

  五、预警管理

  1、每一客户会计年度终结,必须取得欠款人对所欠款的书面确认。

  2、任何应收款应在发货之日起,逾期一年零六个月,一律报告公司总经理,并通知公司法律顾问启动催讨程序。

  六、附件

  1.日常应收帐款监督表

  2.超期应收帐款处理记录表